Jak klient kontaktuje się z fotografem
Na Twoim profilu jest przycisk kontaktu. Klient pisze wiadomość, która trafia do Ciebie do panelu „Wiadomości” oraz na email. Cała rozmowa toczy się na platformie — nie musisz podawać prywatnego numeru, dopóki sam tego nie zechcesz.
Wiadomości na platformie
Wszystkie rozmowy znajdziesz w sekcji „Wiadomości”. Widzisz tam listę konwersacji, liczbę nieprzeczytanych i pełną historię każdej rozmowy. Wiadomości aktualizują się na żywo, a w menu pojawia się znacznik nieprzeczytanych, żebyś nie przegapił żadnego zapytania.
Z poziomu rozmowy możesz też zaproponować klientowi konkretny termin sesji. Klient akceptuje lub odrzuca propozycję, a potwierdzona sesja trafia do kalendarza wydarzeń obu stron.
Kontakt gościa (klient bez konta)
Klient nie musi zakładać konta, żeby do Ciebie napisać. Może wysłać wiadomość jako „gość”, podając tylko imię, email i treść. Ty odpowiadasz normalnie z panelu — przy takich rozmowach zobaczysz oznaczenie „Gość”. Gość może później jednym kliknięciem założyć pełne konto, zachowując historię rozmowy.
Gdy odpowiadasz gościowi, dostaje on email z Twoją odpowiedzią i linkiem do założenia konta, żeby widzieć całą rozmowę w aplikacji.
Ankieta wstępna — poznaj klienta zanim odpiszesz
Chcesz wiedzieć więcej, zanim odpowiesz? Możesz ustawić ankietę wstępną — kilka pytań, na które klient odpowiada, zanim wyśle pierwszą wiadomość. Fotograf ślubny zapyta o datę i budżet, produktowy o rodzaj produktu — pytania układasz sam.
Ankietę włączasz i edytujesz w panelu w sekcji „Ankieta wstępna": dodaj tytuł, opis i do 10 pytań (każde możesz oznaczyć jako wymagane, kolejność ustawiasz przeciągając). Klient na Twoim profilu zobaczy najpierw te pytania, a potem formularz wiadomości. Odpowiedzi przychodzą do Ciebie mailem, są widoczne w profilu klienta w CRM i jako podpowiedź w Wiadomościach.
Pytań niewymaganych klient nie musi wypełniać — możesz dać opcję „Pomiń i napisz bezpośrednio", żeby nie zniechęcać. Im trafniejsze pytania, tym lepiej przygotujesz ofertę.
Jak odpowiadać szybko i profesjonalnie
- Odpowiadaj szybko — pierwsze godziny po zapytaniu decydują najczęściej o tym, kogo klient wybierze.
- Dopytaj o szczegóły — termin, miejsce, oczekiwania, budżet. To pokazuje profesjonalizm.
- Zaproponuj konkret — termin i pakiet z cennika zamiast ogólnego „odezwę się”.
- Włącz powiadomienia email w ustawieniach, żeby nie przegapić nowych wiadomości.
Wiadomości — wszystkie zapytania w jednym miejscu
Sekcja Wiadomości (w panelu i w menu na górze) zbiera wszystkie zapytania w jednym miejscu. Ma dwie zakładki: Nowe — świeże zapytania do obsłużenia (nieprzeczytane wiadomości z platformy + rezerwacje z webhooka, z filtrami Wszystkie / Platforma / Webhook) oraz Wszystkie — pełna lista rozmów od najnowszych. Liczba nieprzeczytanych pokazuje się czerwonym znacznikiem przy „Wiadomości".
Każde zapytanie to karta z imieniem, źródłem i pierwszymi słowami wiadomości (plus podpowiedź z ankiety, jeśli klient ją wypełnił). Trzy akcje pod ręką: Odpowiedz (otwiera rozmowę), Szablon (wstawia gotową odpowiedź z podstawionymi danymi) i + CRM(dodaje klienta i sesję do CRM jednym tapnięciem).
Na komputerze Wiadomości działają jak Gmail — lista po lewej, podgląd rozmowy po prawej. Idealne, żeby rano szybko ogarnąć wszystkie zapytania.
Szablony wiadomości — odpowiadaj jednym tapnięciem
Piszesz w kółko to samo — potwierdzenie terminu, info przed sesją, podziękowanie? Stwórz raz szablon i używaj go za każdym razem. Szablony znajdziesz w panelu w sekcji „Szablony”; na start dodajemy kilka gotowych, które możesz dowolnie zmienić.
W treści szablonu możesz wstawić zmienne w nawiasach klamrowych, np. {imię},{data}, {godzina}, {typ_sesji}, {lokalizacja},{link_galerii}. Gdy użyjesz szablonu w rozmowie (przycisk „Użyj szablonu”przy polu wiadomości), zmienne podstawią się automatycznie danymi klienta i sesji z CRM — a Ty i tak możesz wszystko poprawić przed wysłaniem.
Im więcej masz szablonów (dostępność, oferta, przed sesją, po sesji), tym mniej piszesz ręcznie — a klient i tak dostaje spersonalizowaną wiadomość.