Czym jest CRM i po co go używać
CRM to Twoje centrum zarządzania klientami i sesjami w jednym miejscu. Zamiast notatek w telefonie i rozsypanych maili masz uporządkowaną bazę klientów, śledzisz na jakim etapie jest każda sesja, planujesz terminy w kalendarzu i trzymasz wszystkie ustalenia razem. CRM to narzędzie premium, dostępne w wersji beta dla wybranych fotografów.
Dodawanie klientów — ręcznie i z platformy
Klientów dodajesz na dwa sposoby. Ręcznie — przyciskiem „Dodaj klienta”, podając imię i opcjonalnie email/telefon. Automatycznie — gdy klient napisze do Ciebie przez platformę, CRM sam utworzy dla niego wpis (z oznaczeniem źródła „ZnajdźFotografa”) i pierwszą sesję na etapie „Zapytanie”. Dzięki temu żaden lead nie ginie.
Tagi — jak kategoryzować klientów
Tagi to Twoje własne etykiety w formacie klucz→wartość (np. „styl: jasny”, „plener: tak”). Pozwalają szybko porządkować i odnajdywać klientów. Przy wpisywaniu klucza podpowiadamy te, których już używałeś, żeby utrzymać spójność.
Postęp sesji (pipeline) — jak śledzić etapy
Każda sesja przechodzi przez kolejne etapy. Na karcie sesji strzałkami przenosisz ją do sąsiedniego etapu:
- Zapytanie — klient wyraził zainteresowanie, czekasz na szczegóły lub wycenę.
- Wycena wysłana — wysłałeś ofertę, czekasz na decyzję.
- Zaliczka opłacona — klient zaakceptował i wpłacił zaliczkę.
- Sesja umówiona — termin potwierdzony.
- Po sesji — sesja się odbyła, edytujesz zdjęcia.
- Dostarczone — zdjęcia wysłane do klienta.
- Zakończone — projekt zamknięty i rozliczony.
Profil klienta — co tam wpisywać
Profil klienta zbiera wszystko w jednym miejscu: dane kontaktowe (telefon główny i dodatkowy), adres, media społecznościowe (Instagram, Facebook, TikTok, WWW), tagi, historię sesji i notatki. Im więcej tu uzupełnisz, tym łatwiej wrócić do kontekstu przy kolejnej współpracy.
Notatki i historia sesji
Do każdego klienta i każdej sesji możesz dopisywać notatki — ustalenia, preferencje, przypomnienia. Wszystkie sesje danego klienta widzisz na jego profilu, więc masz pełną historię współpracy pod ręką.
Kalendarz — zarządzanie terminami
Kalendarz CRM pokazuje wszystkie umówione sesje, Twój urlop i ręczne blokady w widoku miesiąca lub tygodnia. Klikając w event, zobaczysz szczegóły i przejdziesz do klienta lub sesji. Klikając w pusty dzień, szybko utworzysz nową sesję (od razu na etapie „Sesja umówiona”) albo zablokujesz ten termin.
Blokowanie dni niedostępności
Jeśli w danym dniu nie przyjmujesz zleceń, dodaj blokadę z poziomu kalendarza. Możesz podać powód — blokada pojawi się w kalendarzu, żeby nie umówić przypadkiem sesji na zajęty termin. System nie pozwoli na nakładające się blokady.
Synchronizacja z Google, Apple i Outlook
Nie musisz przepisywać terminów do swojego kalendarza w telefonie — możesz je subskrybować. Pod kalendarzem CRM znajdziesz sekcję „Synchronizacja z zewnętrznym kalendarzem" z prywatnym linkiem (adresem .ics). Skopiuj go i dodaj jako kalendarz z adresu URL:
- Google Calendar (komputer): „Inne kalendarze" → „+" → „Z adresu URL" → wklej link.
- Apple Calendar (iPhone/Mac): Ustawienia → Kalendarz → Konta → Dodaj konto → Inne → Subskrybuj kalendarz.
- Outlook: Kalendarz → Dodaj kalendarz → Z internetu → wklej link.
Twoje sesje, urlop i blokady pojawią się w wybranej aplikacji i będą się odświeżać automatycznie. Link jest prywatny — nie udostępniaj go publicznie. Gdybyś musiał go unieważnić, kliknij „Regeneruj link" (wtedy zaktualizuj subskrypcję).
Webhook — rezerwacje z Twojej strony lub Calendly
Masz własną stronę, Calendly albo Acuity? Możesz sprawić, żeby rezerwacje stamtąd automatycznietrafiały do CRM jako nowy klient i sesja — bez ręcznego przepisywania. Pod kalendarzem znajdziesz sekcję „Webhook — zewnętrzne rezerwacje" z unikalnym adresem (URL) i kluczem.
Twój system wysyła na ten adres żądanie POST z danymi w formacie JSON — wymagane jest tylko imię klienta (client_name), reszta (email, telefon, typ sesji, data, lokalizacja, uwagi) jest opcjonalna. W panelu masz gotowe instrukcje dla Calendly, Acuity i własnej strony oraz tabelę ostatnich wywołań, żeby sprawdzić, czy wszystko działa.
Calendly wysyła własny format danych — napisz do nas na kontakt@znajdzfotografa.pl, pomożemy dopasować pola. Klucz weryfikacyjny trzymaj w tajemnicy; w razie potrzeby zregenerujesz dane dostępowe jednym kliknięciem.
Automatyczne prośby o opinię
Opinie budują zaufanie i podnoszą Twoją pozycję w wyszukiwarce — ale łatwo zapomnieć o nie poprosić. Gdy przeniesiesz sesję na etap „Dostarczone”, a klient ma podany e-mail, platforma sama wyśle prośbę o opinię (po 24 godzinach). Jeśli po 7 dniach opinii nie ma — wyśle jedno delikatne przypomnienie i na tym koniec.
Na stronie sesji w sekcji „Prośba o opinię” widzisz status (zaplanowana / wysłana / opinia otrzymana) i możesz wysłać prośbę od razu („Wyślij teraz”) albo ją anulować. Całość włączysz lub wyłączysz w Ustawienia → CRM → „Automatyczne prośby o opinię po sesji” (domyślnie włączone).
Najwięcej znaczą opinie zweryfikowane (po sesji umówionej przez platformę), ale każda opinia pomaga — a automatyczna prośba sprawia, że zbierają się same.
Automatyczne przypomnienia o sesji
Klienci zapominają o terminach — a „no-show" to stracony czas. Gdy sesja ma ustawioną datę i jest na etapie „Sesja umówiona” lub „Po sesji”, platforma sama wyśle klientowi e-mail 48 godzin i 2 godziny przed terminem (z datą, godziną, miejscem i — jeśli istnieje — linkiem do karty sesji).
Funkcję włączasz w Ustawienia → CRM → „Automatyczne przypomnienia o sesji”. Wymaga adresu e-mail klienta. Na stronie sesji w sekcji „Przypomnienia o sesji” widzisz status (zaplanowane / wysłane) i możesz je anulować. Zmiana daty sesji automatycznie przeplanowuje przypomnienia.