CRM (zarządzanie klientami)

Czym jest CRM i po co go używać

CRM to Twoje centrum zarządzania klientami i sesjami w jednym miejscu. Zamiast notatek w telefonie i rozsypanych maili masz uporządkowaną bazę klientów, śledzisz na jakim etapie jest każda sesja, planujesz terminy w kalendarzu i trzymasz wszystkie ustalenia razem. CRM to narzędzie premium, dostępne w wersji beta dla wybranych fotografów.

Dodawanie klientów — ręcznie i z platformy

Klientów dodajesz na dwa sposoby. Ręcznie — przyciskiem „Dodaj klienta”, podając imię i opcjonalnie email/telefon. Automatycznie — gdy klient napisze do Ciebie przez platformę, CRM sam utworzy dla niego wpis (z oznaczeniem źródła „ZnajdźFotografa”) i pierwszą sesję na etapie „Zapytanie”. Dzięki temu żaden lead nie ginie.

Tagi — jak kategoryzować klientów

Tagi to Twoje własne etykiety w formacie klucz→wartość (np. „styl: jasny”, „plener: tak”). Pozwalają szybko porządkować i odnajdywać klientów. Przy wpisywaniu klucza podpowiadamy te, których już używałeś, żeby utrzymać spójność.

Postęp sesji (pipeline) — jak śledzić etapy

Każda sesja przechodzi przez kolejne etapy. Na karcie sesji strzałkami przenosisz ją do sąsiedniego etapu:

• Zapytanie — klient wyraził zainteresowanie, czekasz na szczegóły lub wycenę.
• Wycena wysłana — wysłałeś ofertę, czekasz na decyzję.
• Zaliczka opłacona — klient zaakceptował i wpłacił zaliczkę.
• Sesja umówiona — termin potwierdzony.
• Po sesji — sesja się odbyła, edytujesz zdjęcia.
• Dostarczone — zdjęcia wysłane do klienta.
• Zakończone — projekt zamknięty i rozliczony.

Profil klienta — co tam wpisywać

Profil klienta zbiera wszystko w jednym miejscu: dane kontaktowe (telefon główny i dodatkowy), adres, media społecznościowe (Instagram, Facebook, TikTok, WWW), tagi, historię sesji i notatki. Im więcej tu uzupełnisz, tym łatwiej wrócić do kontekstu przy kolejnej współpracy.

Notatki i historia sesji

Do każdego klienta i każdej sesji możesz dopisywać notatki — ustalenia, preferencje, przypomnienia. Wszystkie sesje danego klienta widzisz na jego profilu, więc masz pełną historię współpracy pod ręką.

Kalendarz — zarządzanie terminami

Kalendarz CRM pokazuje wszystkie umówione sesje, Twój urlop i ręczne blokady w widoku miesiąca lub tygodnia. Klikając w event, zobaczysz szczegóły i przejdziesz do klienta lub sesji. Klikając w pusty dzień, szybko utworzysz nową sesję (od razu na etapie „Sesja umówiona”) albo zablokujesz ten termin.

Blokowanie dni niedostępności

Jeśli w danym dniu nie przyjmujesz zleceń, dodaj blokadę z poziomu kalendarza. Możesz podać powód — blokada pojawi się w kalendarzu, żeby nie umówić przypadkiem sesji na zajęty termin. System nie pozwoli na nakładające się blokady.

Automatyczne prośby o opinię

Opinie budują zaufanie i podnoszą Twoją pozycję w wyszukiwarce — ale łatwo zapomnieć o nie poprosić. Gdy przeniesiesz sesję na etap „Dostarczone”, a klient ma podany e-mail, platforma sama wyśle prośbę o opinię (po 24 godzinach). Jeśli po 7 dniach opinii nie ma — wyśle jedno delikatne przypomnienie i na tym koniec.

Na stronie sesji w sekcji „Prośba o opinię” widzisz status (zaplanowana / wysłana / opinia otrzymana) i możesz wysłać prośbę od razu („Wyślij teraz”) albo ją anulować. Całość włączysz lub wyłączysz w Ustawienia → CRM → „Automatyczne prośby o opinię po sesji” (domyślnie włączone).